Giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng trong đại dịch

Giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng trong đại dịch Virus CORONA. Tài liệu này là một hướng dẫn nhằm giúp các doanh nghiệp, đặc biệt là cho doanh nghiệp vừa và nhỏ ở Việt Nam, có thể hoạt động hiệu quả và vượt qua những khó khăn, thách thức trong tình trạng diễn biến phức tạp của Virus Covid-19 tại Việt Nam và trên thế giới hiện nay.

Xin lưu ý, hướng dẫn này chỉ mang tính chất tham khảo. Hãy đọc tài liệu này cùng với các tư vấn mới nhất có liên quan do Bộ Y tế và các cơ quan chính phủ khác ban hành. Khi áp dụng hướng dẫn này, doanh nghiệp nên tham khảo thêm ý kiến tư vấn từ các chuyên gia xây dựng và quản trị doanh nghiệp vì hoàn cảnh cụ thể của mỗi doanh nghiệp là khác nhau. Tóm tắt giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng trong đại dịch Virus :

Củng cố, nâng cao truyền thông tại nơi làm việc. Sắp xếp, thay đổi lịch hẹn và lịch trình công tác. Chủ động bổ sung chính sách nhân sự. Nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Cập nhật thông tin và tập huấn xử lý tình huống cách ly. Khuyến khích và cung cấp các nền tảng, công cụ, phương tiện để nhân viên làm việc tại nhà. Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả. Gỡ bỏ cấu trúc làm việc cồng kềnh. Thực hiện cắt giảm chi phí. Xây dựng quy trình quản lý bộ máy làm việc tại nhà. Đầu tư vào hệ thống chuyển đổi số. Cải tổ lại quy trình chăm sóc khách hàng cũ. Thay đổi phương thức gặp khách hàng. Phát triển khách hàng tiềm năng. Lựa chọn phương thức truyền thông khôn ngoan. Xây dựng thương hiệu qua hoạt động trách nhiệm xã hội.

Doanh nghiệp được khuyến khích lên kế hoạch và thực hiện nhanh chóng để giảm thiểu gián đoạn hoạt động và đảm bảo rằng doanh nghiệp vẫn vận hành hiệu quả trong suốt thời gian bùng phát dịch virus. Một số giải pháp quản trị doanh nghiệp dưới đây nên được áp dụng cấp bách vào thời điểm này:

Quản trị nhân sự

Đại dịch bùng nổ khiến nhân viên giảm đi năng lượng tích cực đi rất nhiều. Điều doanh nghiệp cần làm lúc này chính là những giải pháp quản trị nhân sự hiệu quả, đúng đắn. Đây cũng là cơ hội để doanh nghiệp thể hiện, hỗ trợ, gắn kết hơn với nhân viên, tạo ra chuỗi giá trị gắn kết trong tương lai. Doanh nghiệp có thể tham khảo một số giải pháp cụ thể sau:

– Củng cố, nâng cao truyền thông tại nơi làm việc. Hãy hướng dẫn nhân viên tích cực tuân thủ các hướng dẫn của Bộ y tế về phòng dịch bằng cách tăng tiếp cận thuận tiện cho nhân viên tới khu vực rửa tay, thay thế máy sấy tay bằng khăn giấy, gia tăng các giải pháp tiệt trùng bề mặt…. Ngoài ra, nên nâng cao truyền thông tại nơi làm việc bằng các poster tuyên truyền những biện pháp này để khẳng định sự quan tâm ở mức ưu tiên số một của doanh nghiệp chính là sức khoẻ người lao động. Hãy thể hiện hình ảnh doanh nghiệp tích cực và thận trọng và có trách nhiệm.

– Sắp xếp, thay đổi lịch hẹn và lịch trình công tác. Doanh nghiệp chủ động hạn chế tiếp khách hàng đến từ vùng dịch, thay đổi lịch trình công tác đến những vùng đang có dịch hoặc đang có diễn biến dịch phức tạp. Nếu có nhân viên trở về hoặc có người thân trở về từ vùng có dịch sẽ yêu cầu chủ động cách ly tối thiểu 14 ngày. Giảm thiểu những cuộc họp không cần thiết trên 30 người, thay đổi phương thức họp, phương thức trao đổi.

– Chủ động bổ sung chính sách nhân sự. Doanh nghiệp có thể nâng cao chế độ phúc lợi cho nhân viên mùa dịch như trợ cấp cho nhân viên bị cách ly, chủ động bổ sung ngày nghỉ để nhân viên có những triệu chứng khuyến cáo nghỉ việc hoặc làm việc tại nhà mà không phải cắt phép nghỉ ốm. Hãy coi đây là chi phí quản trị nhân tài. Sau dịch bệnh, câu chuyện về “sự tử tế” này sẽ được bù đắp thích đáng bằng những gì nhân viên cống hiến.

– Nâng cao trải nghiệm của nhân viên. Một bí quyết trong việc vận hành doanh nghiệp được áp dụng rất nhiều và rất thành công trong những năm gần đây chính là nâng cao việc trải nghiệm nhân viên. Bí quyết này cũng nên được áp dụng triệt để vào mùa dịch. Nếu doanh nghiệp có điều kiện cung cấp snack giữa buổi thì khéo léo lựa chọn những đồ uống bổ dưỡng nâng cao sức đề kháng mà thực ra lại “ngon bổ rẻ” như nước ép cam, bưởi, ổi, trà chanh sả… Nếu có ngân sách thì có thể tặng nhân viên một bộ kits đồ phòng dịch cá nhân (khẩu trang, nước rửa tay,…) hoặc set đồ ăn trưa và bình trà để giảm thiểu tương tác không cần thiết.

– Cập nhật thông tin và tập huấn xử lý tình huống cách ly. Doanh nghiệp có thể mời cán bộ y tế công cộng, phòng dịch đến đơn vị để chia sẻ cho nhân viên những điều cần lưu ý, cập nhật thông tin cần thiết và mua dịch vụ cấp cứu hoặc tư vấn phòng dịch để nhân viên có thể chủ động liên hệ để được giải đáp thắc mắc hoặc trợ giúp khi cần 24/7. Bộ phận nhân sự, công đoàn hoặc bộ phận được chỉ định cần được tập huấn chuyên môn về những tình huống và cách xử lý khi có người nghi nhiễm trong/đến văn phòng, dù là khách hay nhân viên. Hãy đảm bảo có số hotline của trung tâm phòng dịch gần nhất cũng như số hotline của người có trách nhiệm / cần được thông báo nếu có người nghi nhiễm hoặc có triệu chứng để có thể xử lý mọi tình huống nhanh chóng.

– Khuyến khích và cung cấp các nền tảng, công cụ, phương tiện để nhân viên làm việc tại nhà. KPI của nhân viên có thể điều chỉnh hay không phụ thuộc vào khả năng hồi phục của nền kinh tế và đặc trưng lĩnh vực hoạt động. Nhưng doanh nghiệp cũng nên thúc đẩy các KPI về tự học, về bổ sung những kỹ năng cần thiết để làm việc từ xa. Làm việc tại nhà cũng là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn, nhưng phải có những công cụ hỗ trợ nhất định để có thể quản lý hiệu suất làm việc của nhân sự hiệu quả hơn.

Quản trị vận hành

– Xây dựng quy trình làm việc hiệu quả. Bộ máy cơ bản của mỗi doanh nghiệp bao gồm 4 phòng ban: Sales, Marketing, Kế toán, Sản phẩm. Đây là 4 bộ phận đầu não của mỗi công ty. Với mỗi bộ phận sẽ lại có một quy trình làm việc khác nhau. Tuy nhiên, vì nhiều doanh nghiệp chỉ tập trung bán hàng và thúc đẩy doanh số, nên một số bộ phận chưa được tối ưu quy trình làm việc, kể cả quy trình làm việc giữa các phòng ban với nhau. Nhân thời điểm đại dịch bùng phát khiến việc kinh doanh của doanh nghiệp ngưng trệ, chủ doanh nghiệp nên dành thời gian tập trung nghiên cứu cùng các trưởng bộ phận, nhằm đưa ra hệ thống quy trình duyệt chi, quy trình truyền thông, quy trình mua hàng tối ưu cho doanh nghiệp của mình.

– Gỡ bỏ cấu trúc làm việc cồng kềnh. Nhiều doanh nghiệp có thời gian hoạt động lâu dài, có doanh thu tốt nhưng lợi nhuận lại không cao. Vì sao vậy? Nhiều chuyên gia đã nghiên cứu và tìm ra nguyên nhân cho vấn đề này. Đó là do bộ máy làm việc dư thừa, hiệu suất công việc không tối ưu. Tận dụng thời gian này, doanh nghiệp cần rà soát lại quy trình làm việc của từng phòng ban. Tinh chỉnh những bất cập về bộ máy làm việc, quy trình làm việc không hiệu quả, gây thất thoát lớn cho doanh nghiệp trong thời gian dài trước đó. Bắt đầu từ việc quản lý các quy trình làm việc, chi phí vận hành, kiểm soát chất lượng hoạt động cho tới thời gian vận chuyển hay dịch vụ chăm sóc. Khi ấy, vai trò của các giám đốc vận hành trong thời điểm này sẽ trở nên đặc biệt hơn rất nhiều. Họ cần phải hiểu rõ nhân tố nào ảnh hưởng tới hiệu quả của bộ máy để đưa ra giải pháp quản lý tối ưu cho doanh nghiệp của mình.

– Thực hiện cắt giảm chi phí. Trong điều kiện kinh doanh không thuận lợi, phần lớn doanh nghiệp đều có doanh thu biến động theo chiều hướng không tích cực, hoặc không ổn định. Việc cắt giảm chi phí không cần thiết là ưu tiên bắt buộc để hạn chế khả năng không thể kiểm soát được dòng tiền. Tuy nhiên, cắt giảm chi phí như thế nào lại là lựa chọn riêng của mỗi chủ doanh nghiệp. Một số chi phí có thể cắt giảm để tiết kiệm hơn như chi phí hoạt động, cắt giảm nhân sự dư thừa, tạm hoãn các kênh truyền thông trả phí thay bằng các kênh sẵn có (owned media), tận dụng nhân sự thừa trở thành nhân viên sales ngắn hạn, chuyển đổi số để tối ưu quy trình cắt giảm chi phí, tận dụng ưu đãi của ngân hàng và Chính phủ (nếu có).

– Xây dựng quy trình quản lý bộ máy làm việc tại nhà. Trong thời điểm nhạy cảm này, việc cho phép làm việc tại nhà vừa giảm nguy cơ cho xã hội vừa giảm áp lực tâm lý cho nhân sự là một giải pháp được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. “remote working” – làm việc từ xa nghe có vẻ hấp dẫn nhưng không phải muốn là làm được ngay. Chủ doanh nghiệp phải đảm bảo cả về hệ thống quy trình tác vụ, nền tảng công nghệ và cả văn hoá cộng tác để đảm bảo hình thức làm việc này được diễn ra hiệu quả nhất. Hãy áp dụng chuyển đổi số để quy trình quản lý bộ máy làm việc từ xa trở nên dễ dàng hơn.

Đầu tư vào hệ thống chuyển đổi số

Sáu bước cần thực hiện để ứng dụng công nghệ vào quản trị doanh nghiệp hiệu quả:

– Bước 1: Phân tích lại toàn bộ nghiệp vụ của doanh nghiệp để quyết định các nghiệp vụ sẽ đưa lên cloud.

– Bước 2: Xây dựng quy trình, chuẩn hóa quy trình sao cho dễ dàng ứng dụng vào phần mềm nhất.Giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng trong đại dịch Virus.

– Bước 3: Tìm kiếm các ứng dụng có thể giải quyết các nghiệp vụ. Bài toán chọn ứng dụng sẽ áp dụng các nguyên tắc nêu ở phần 2.

– Bước 4: Áp dụng các ứng dụng với nhóm thử nghiệm nhỏ, nhóm này phải gồm những thành viên có tiềm năng sử dụng hiệu quả công cụ và sẽ là minh chứng thuyết phục cả team lớn khi áp dụng thành công.

– Bước 5: Tổ chức ứng dụng cho toàn team lớn, xây dựng các nguyên tắc, hướng dẫn chi tiết cụ thể cho vận hành, đào tạo sử dụng.

– Bước 6: Một trong những mẹo nhỏ là xử lý tâm lý ngại thay đổi của nhân sự, hãy loại bỏ nhanh các công cụ cũ để hướng nhân sự dùng công cụ mới và không có lựa chọn lửng lơ.

Mỗi dự án về công nghệ nên có mục tiêu cụ thể, không nên đưa ra mục tiêu quá ôm đồm hay quá mơ hồ. Khó có một hệ thống nào đáp ứng toàn bộ nhu cầu của doanh nghiệp. Nên việc chọn lựa sẽ phải dựa vào các tiêu chí cụ thể. Tuy nhiên, một số tiêu chí cơ bản nên cân nhắc là : Giải quyết tốt các nghiệp vụ yêu cầu. Mang lại trải nghiệm tốt khi ứng dụng: đơn giản, dễ dàng, thuận tiện. Dễ mở rộng, nâng cấp, kết nối với nhau. Tích hợp dễ dàng với Gsuite. Tốn ít chi phí, miễn phí là lựa chọn hàng đầu.

Giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng trong đại dịch

Hiện tại có rất nhiều ứng dụng nhằm đáp ứng các nhu cầu quản lý của doanh nghiệp. Trên thực tế, mỗi ứng dụng lại có ưu điểm, nhược điểm riêng và khó có thể kỳ vọng vào một phần mềm hoàn hảo. Ngoài tham khảo ý kiến từ những người xung quanh, doanh nghiệp có thể tự nghiên cứu, đánh giá qua một số cách đơn giản. Phương pháp tìm kiếm ứng dụng hiệu quả, đơn giản nhất là : Tìm danh sách ứng dụng tốt nhất, ví dụ “top 10 crm for sme”,… Đọc kỹ các tính năng và so sánh, đối chiếu giữa các phần mềm. Xem video giới thiệu tổng quan để hiểu nhanh về phần mềm. Đọc những case study trên website xem có đơn vị nào giống mình áp dụng chưa. Đăng ký tài khoản demo trải nghiệm thử miễn phí phần mềm.

Ngoài cơ chế quản lý, doanh nghiệp thực hiện “remote working” cũng cần sự tin tưởng tuyệt đối. Vì tính chất làm việc không tiếp xúc gần và quan sát, quản lý trực tiếp, một số người sẽ bị nảy sinh tâm lý hoài nghi, thiếu tin tưởng ở người đồng nghiệp hay cấp dưới của mình. Vì vậy, hãy dành một sự tin tưởng nhất định cho nhân viên. Quản lý không nên quá gò bó, kiểm soát chi li, hãy nhìn vào kết quả để đánh giá và cho nhân viên một tinh thần thoải mái giữa tình hình đại dịch căng thẳng như thế này. Điều này không những giúp tiết kiệm công sức và quỹ thời gian của quản lý, mà còn giúp khích lệ nhân sự làm việc cống hiến hơn khi họ được trao cho sự tin tưởng và thỏa sức sáng tạo và có cơ hội phát huy hiệu suất tốt hơn.

Quản lý kinh doanh

– Cải tổ lại quy trình chăm sóc khách hàng cũ. Trong thời điểm nhạy cảm này thì khách hàng cũ lại là đối tượng đem lại lợi nhuận bất ngờ cho doanh nghiệp của bạn. Để phát triển việc kinh doanh, các doanh nghiệp thường có xu hướng tập trung vào việc tìm kiếm khách hàng mới hoặc mở rộng phân khúc thị trường. Nhưng thu hút sự chú ý và chăm sóc khách hàng hiện là một vấn đề hết sức quan trọng, và rất cần thiết để giúp doanh nghiệp của bạn phát triển bền vững. Trước tình hình đại dịch, doanh nghiệp cần nắm bắt cơ hội, vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn theo quy trình chăm sóc khách hàng cũ bằng những chương trình ưu đãi, tri ân khách hàng, tặng quà là những sản phẩm cần thiết trong mùa dịch,… Khi bạn nói chuyện hoặc ghé thăm khách hàng cũ, họ có thể sẽ giới thiệu những khách hàng mới cho bạn. Và người tiêu dùng ngày càng tin vào ý kiến khách quan của những người đã trải nghiệm sản phẩm, dịch vụ nhiều hơn những lời giới thiệu và chương trình quảng cáo của chính doanh nghiệp.

– Thay đổi phương thức gặp khách hàng. Hãy xây dựng kế hoạch, quy trình liên quan đến sàng lọc khách hàng ghé thăm cửa hàng/văn phòng công ty và những hành động tiếp theo. Hướng dẫn nhân viên kiểm soát nhiễm trùng và vệ sinh cá nhân khi tiếp xúc và trao đổi với khách hàng. Những doanh nghiệp bán lẻ hay bắt buộc phải gặp mặt khách hàng trực tiếp nên có quy trình đo thân nhiệt, cung cấp cho khách hàng nước rửa tay, khẩu trang,.. trước khi vào cửa hàng để đảm bảo an toàn. Những doanh nghiệp khác nếu có thể hãy trao đổi, làm việc với khách hàng qua phương thức online để đảm bảo an toàn nhất có thể.

– Phát triển khách hàng tiềm năng. Thay vì tiếp cận khách hàng trên những kênh hiện tại, hãy xây dựng những hệ thống tìm kiếm khách hàng mới. Hãy đào tạo để chính mỗi nhân sự là một kênh nuôi dưỡng và phát triển khách hàng. Tập trung nguồn lực chi phí thấp vào phát triển các kênh khách hàng tự nguyên owned media. Ngoài ra, hãy xây dựng hệ thống Automation để chăm sóc và phát triển những đối tượng tiềm năng trở thành khách hàng, hoặc sử dụng nội dung lan truyền (viral content) để tiếp cận khách hàng mới hơn.

Quản lý truyền thông

– Lựa chọn phương thức truyền thông khôn ngoan. Theo khuyến cáo của Bộ Y Tế về việc hạn chế tiếp xúc, tụ tập nơi đông người để tránh khả năng lây nhiễm virus corona. Từ đó hình thành tâm lý ưu tiên giao tiếp, hành vi mua sắm, trao đổi qua mạng internet nhiều hơn. Kéo theo thời lượng truy cập internet sẽ có thể tăng lên gấp đôi. Do đại dịch Covid-19 hiện nay là mối quan tâm hàng đầu của nhiều người, vậy nên dẫn đầu các kết quả tìm kiếm thông tin, tin tức ở thời điểm hiện tại đều là những bài viết liên quan tới vấn đề này. Vì vậy, bộ phận truyền thông, quảng cáo cần khéo léo lựa chọn phương thức và nội dung truyền tải phù hợp.

– Xây dựng thương hiệu qua hoạt động trách nhiệm xã hội. Bối cảnh virus đang diễn biến phức tạp cũng là dịp để doanh nghiệp thể hiện trách nhiệm xã hội, đùm bọc chia sẻ với cộng đồng. Doanh nghiệp có thể đầu tư nhân lực thừa làm các hoạt động trách nhiệm xã hội, biến rủi ro thành các hoạt động công ích có giá trị thay vì thụ động chờ hết mùa dịch. Doanh nghiệp vừa và nhỏ không đủ nguồn lực cũng có thể thực hiện chiến dịch trách nhiệm xã hội theo những cách tiết kiệm hơn như phát khẩu trang, nước rửa tay, nước sát trùng miễn phí cho cộng đồng, tham gia cùng chính quyền tuyên truyền phòng chống dịch bệnh. Những hoạt động này sẽ giúp xây dựng hình ảnh thương hiệu tích cực tới khách hàng.

Nguồn Sao Kim Branding
https://tampacific.com

*** Bạn đang xem bài viết :
Giải pháp giúp doanh nghiệp vượt qua khủng hoảng trong đại dịch Virus Corona
Link https://tampacific.com/giai-phap-giup-doanh-nghiep-vuot-qua-khung-hoang-trong-dai-dich.html

error: Alert: Content is protected !!