Kỹ năng chủ trì cuộc họp như thế nào ?

Kỹ Năng Chủ Trì Cuộc Họp. Mình viết nhiều về việc chuyển đổi online trong mấy ngày qua. Trong đó có nhắc đến việc đưa team lên làm việc remote – từ xa, nhất là khi cần họp hành. Mình nhận được câu hỏi inbox sau của một bạn, than rằng họp online trước giờ không hiệu quả, và hỏi có cách nào, công cụ gì để họp online hiệu quả không. Câu trả lời của mình là họp online hay offline gì, hiệu quả hay không nằm ở người dẫn dắt, chủ trì cuộc họp, còn họp bằng kênh nào không quan trọng.

Đương nhiên, offline nhìn thấy mặt nhau thì cảm xúc có khác, nhưng cũng không vì vậy mà hiệu quả hơn. Tôi cũng đã nhìn thấy nhiều cuộc họp offline kéo dài, tranh luận nảy lửa, không khí nặng nề mà họp xong chẳng có lợi ích gì. Tôi cũng đã dự nhiều cuộc họp nói lung tung, nghe xong cuối cùng không ai biết phải làm gì tiếp theo. Cho nên, kỹ năng tổ chức cuộc họp là kỹ năng quan trọng của người chủ trì, trong đó lồng vào nhiều kỹ năng mềm khác như kỹ năng quản lý quỹ thời gian, kỹ năng giao tiếp, lãnh đạo, … Do đó, nếu muốn họp hiệu quả, dù online hay offline, bạn cần một checklist đơn giản trước, trong, và sau cuộc họp. Tôi là người tính tình đơn giản, thực tế, không thích hoa lá cành, bóng bẩy, học thuật, nên tôi checklist why – how what cho tất cả những cuộc họp của mình, và cố gắng hết sức có thể họp càng ít càng tốt.

Why – Tại sao cần họp ?

Có nhiều việc không cần họp vẫn giải quyết được thì không bao giờ nên phí thời gian họp. Tại Việt Nam, văn hoá họp là kêu hết vào phòng họp vật vã mà nhiều người còn không hiểu tại sao mình ngồi trong cuộc đó. Thay vì phòng họp cả chục người, có khi chỉ cần trao đổi nhanh giữa 2 người trong đó là đã xong việc không cần phải họp.

How – Họp cách nào ?

– Họp online hay offline. Nếu online thì nền tảng gì, phải test nền tảng trước và có hướng dẫn download hay set up cho người tham dự trước cuộc họp để tránh mất thời gian sự cố kỹ thuật khi cuộc họp bắt đầu.

– Thông báo mục đích họp & người cần tham dự: mục đích họp phải viết ra và thông báo rất rõ ràng, ví dụ sau cuộc họp có check list những sản phẩm mới cho mùa dịch Covid. Tất cả mọi người tham dự cần hiểu rõ tại sao mình có mặt trong cuộc họp đó, vai trò để đóng góp gì, và cần chuẩn bị gì để đóng góp. Nếu người tham dự họp đi vào cuộc họp no idea – không hề có ý niệm tại sao mình đi họp thì chưa họp đã bại, mất thời gian vô ích.

– Thông báo rõ ngày, giờ, địa điểm, và đặc biệt là quỹ thời gian họp. Tôi luôn nói rõ chỉ họp trong vòng bao lâu và thông thường sử dụng ít thời gian hơn như thế vì rất ghét phí phạm thời gian vào những phát ngôn vô ích.

– Thông báo thành phần tham dự và nếu có người mới thì briefing ngắn họ là ai, tại sao tham dự cuộc họp.

What – Nội dung họp là gì ?

Người chủ trì cuộc họp rất quan trọng, cần biết rõ, thông báo đầu cuộc họp có mấy chủ đề cần bàn bạc và là người điều phối, tổng hợp, và kết luận mỗi chủ đề trong thời gian cho phép. Tập trung vào ideate – tạo ý tưởng, chọn và bổ sung xây dựng ý tưởng lớn mạnh, pilot – thử nghiệm. Khi họp, quan trọng là biết kéo team về lại mục đích chính khi họ đi lạc, lan man. Khi có cảm xúc tiêu cực cần tiêu diệt ngay và nhắc nhở về mục đích chính. Khi có người dominant – lấy hết sân khấu cần khống chế và tạo cơ hội cho mọi người phát biểu. Người chủ trì bám rất sát mục tiêu cần đạt được của cuộc họp và làm tất cả để đạt được mục tiêu đó, bỏ qua, không nương tay dẹp hết những lời lẽ, tranh luận, emo không liên quan.

Khi hiểu rõ, không lăn tăn về chuyện họp, thì dù họp kênh nào, với ai cũng chỉ là để giải quyết một vấn đề rất cụ thể nào đó. Nếu còn không biết hay không rõ vấn đề là gì, đừng họp.

Nguồn Nguyễn Phi Vân
https://tampacific.com

*** Bạn đang xem bài viết :
Kỹ năng chủ trì cuộc họp. Còn không biết hay không rõ vấn đề là gì ? Đừng Họp.
Link topic https://tampacific.com/ky-nang-chu-tri-cuoc-hop-nhu-the-nao.html

error: